El Gestor Educativo
Bases de datos relacionales y el servicio de orientación psicopedagógica de un colegio

Presentación:

El Gestor Educativo es una base de datos relacional -confeccionada por los Departamentos de Orientación y de Nuevas Tecnologías del Colegio Irabia de Pamplona- que ayuda enormemente a la gestión de los datos relevantes para una correcta y completa orientación de los alumnos: datos académicos, psicotécnicos, de orientación, etc.

Se integran en una base de datos, de modo que los profesionales de la orientación en un colegio tienen acceso inmediato y sencillo a toda la información que genera su comunidad escolar. Gracias a este sistema los profesores y orientadores trabajan en red. Los padres pueden tener acceso a parte de esa información a través de Internet (http://www.irabia.org). Esta aplicación ha sido desarrollada en el entorno del Proyecto Grimm.

Las Nuevas Tecnologías en la educación

Hoy día todo el mundo está de acuerdo en que la aplicación de las Nuevas Tecnologías en la educación va a reformar completamente el sector educativo; se han abierto multitud de posibilidades nuevas, antes implanteables, y son precisamente los educadores los que tienen que buscar la utilidad de estas aplicaciones. Algunos presuntos futurólogos nos describen una próxima sociedad sin escuelas, sin maestros, y con un ordenador al lado de cada persona, de cada alumno. La figura del profesor siempre ha existido y siempre existirá; ahora bien, durante la historia ha cambiado muchas veces el rol del profesor y el del alumno, y estamos en un momento en el que sin duda se tiene que producir otro cambio.

Los ordenadores han entrado en el aula sin pedir permiso; ahora tenemos que ver qué hacemos con ellos, y que eso que hagamos con ellos nos ayude en nuestra tarea educadora.

Tradicionalmente se han explicitado tres usos distintos de estas Nuevas Tecnologías en la educación:

• Como un fin en sí mismo; es el aprender a usar programas, instalarlos, mantenimiento de un aula de ordenadores...
• Como un medio en el proceso educativo, como lo fue en su tiempo la tabla de cera o la pizarra..., o el uso de los proyectores de transparencias. Este es -a mi entender- el uso más interesante de estas Nuevas Tecnologías.
• Como un instrumento en la gestión ordinaria, mucho más eficaz que los utilizados hasta el momento, y que facilita enormemente gran variedad de tareas que ya se realizan, multiplicando enormemente sus posibilidades, rapidez y alcance.

Nos vamos a referir en este artículo a este último apartado, conscientes de que se trata casi de 'la hermana pobre' del uso de las Nuevas Tecnologías en la educación, pero conscientes de que también es un uso legítimo y ventajoso. Hoy en día hay ordenadores en todas las secretarías de todos los centros educativos, y gracias a ellos es posible llevar el control de los alumnos, la contabilidad, los recibos... La aparición de nuevas herramientas, ordenadores más rápidos y potentes, nuevos modos de comunicación -ordenadores en red, correo electrónico e Internet- abren multitud de posibilidades nuevas que tenemos que descubrir.

La figura del Asesor u Orientador Personal

La LOGSE prevé el papel a desempeñar por el llamado Orientador del Centro: es el encargado de hacer los estudios psicotécnicos oportunos -tests, informes psicopedagógicos, atención a alumnos con necesidades educativas especiales-, facilitar a los alumnos una eficiente orientación profesional, etc.

En nuestro colegio -desde sus comienzos hace 34 años- así como en muchos colegios de todo el mundo, venimos ofreciendo a los alumnos y a los padres un servicio de asesoramiento individualizado: todos los alumnos tienen asignado un profesor -también llamado Asesor u Orientador Personal- que habla con cada alumno cada quince días y con la familia una vez por trimestre. Es un asesor académico, transmisor de las indicaciones y estudios realizados por el Departamento de Orientación del Colegio, y al mismo tiempo el que garantiza que los alumnos individualizan la formación en valores que el Centro imparte. Para los alumnos y sus familias es un amigo y a él acuden para recibir consejo ante los problemas que la vida escolar conlleva.

Una de las dificultades que encontramos los profesores en nuestra labor docente es la falta de tiempo: preparación de clases, corrección de pruebas, reuniones de departamentos, atención a los alumnos y a las familias... Una de las tarea que conlleva más tiempo es transmitir y recabar información. Hay ocasiones en que es muy difícil encontrar tiempo para esto, pues hay muchas otras tareas que son más urgentes.

Veamos uno de tantos ejemplos que se presentan en la vida cotidiana de un colegio. Un profesor asesor tiene una media de 20 alumnos a los que asesora. Preparar una entrevista supone hablar con todos los profesores sobre la marcha de ese alumno en su asignatura, consultar los datos de los tests psicotécnicos que se le han pasado en el colegio, y quizás hablar con el Departamento de Orientación, si es el caso de que ese alumno tiene alguna dificultad. Por otro lado los profesores tienen que informar verbalmente de sus alumnos a los asesores, si así se lo solicitan. Muchas veces no coinciden los horarios; muchas veces esa tarea no se realiza porque no hay tiempo. No se consultan los datos psicotécnicos porque no se sabe dónde se guardan.

Lo más curioso de todo esto es que esas tareas sí que se realizan en el colegio, pero hay un problema grave de información y de comunicación; esta información se almacena en distintos sitios y no es de fácil acceso a todos pues supone un trabajo adicional de búsqueda.

El Gestor Educativo, ayuda en la información

La idea originaria de esta aplicación era sin más poner al alcance de todos los profesores-asesores los resultados de los tests e informes del Departamento de Orientación. Se vio la flexibilidad de la Base de Datos y se fue ampliando poco a poco el contenido de la misma. Toda esa información ya la tiene alguien, pero está dispersa; el problema es que no suele haber tiempo para buscarla. ¿Por qué no usar todos -como medio de trabajo- el Gestor Educativo para volcar ahí las informaciones que se trabajan? Así todos los profesores tenemos acceso a toda la información. Incluso, el que los padres tengan acceso directo a parte de esa información -y por supuesto, sólo a la de su propio hijo- tiene enormes ventajas. Este nuevo medio de comunicación no sustituye a las entrevistas personales, pero facilita enormemente la información.

El Gestor Educativo es una múltiple base de datos relacional, en la que se integran todas las informaciones que son competencia propia del Orientador personal del alumno, y en definitiva de la familia. Esta base de datos permite su utilización en red hasta un máximo de 100 terminales simultáneamente, y su consulta remota a través de Internet. Trabajar en red facilita la entrada de datos directamente a los profesores, así como una rápida consulta de los mismos directamente desde el propio despacho. Se dispone a su vez de correo electrónico que simplifica y agiliza enormemente las comunicaciones.

En esta base de datos se puede encontrar la siguiente información:

Datos académicos:

* Notas y actitud de las evaluaciones

* Calificaciones en las distintas pruebas y trabajos de la presente evaluación.

* Calendario de próximos exámenes y contenido

* Modo de evaluación de cada profesor en cada asignatura, así como una explicación más extensa de cómo tiene que enfocar el alumno el estudio de esa asignatura. Estas observaciones son muy útiles para los padres y los asesores

* Faltas y retrasos de los alumnos

Información general:

* Datos generales de la familia: nombre de los padres, dirección, trabajo, fecha de cumpleaños del alumno, etc.

* Antecedentes médicos de interés

* Observaciones generales que se consideren relevantes: dificultades académicas generales, o de carácter

Datos de asesoramiento:

* Número de entrevistas que ha tenido el asesor con el alumno cada mes

* Número de entrevistas que ha tenido el asesor con las familias cada mes

* Asistencia de las familias a las reuniones de padres en el colegio

* Observaciones generales del asesor.

Datos Psicotécnicos:

* Resultados de todos los tests que se han realizado al alumno durante su permanencia en el colegio, y breve explicación de los conceptos evaluados

* Explicación individualizada de los resultados de cada uno de esos tests, de fácil comprensión para un no-experto

* Informes psicopedagógicos que haya podido realizar el Departamento de Orientación a ese alumno durante su permanencia en el colegio.

Control de Bibliotecas:

* Control de todas las bibliotecas del colegio: la biblioteca general y de los distintos departamentos

* Sistema de préstamo de libros.

Ventajas e inconvenientes

Desde que hace tres años tuvimos la idea de crear esta aplicación ha pasado mucho tiempo, y las reacciones de los profesores, familias y alumnos han sido variadas. Las familias se frotan las manos porque van a poder seguir muy de cerca las actividades que realizan sus hijos en el colegio, las pruebas que van realizando o que tienen que realizar, su trabajo diario... Los alumnos están aterrorizados (es una exageración, por supuesto), ya que de este modo sus padres van a saber casi todo lo que hacen o tienen que hacer en el colegio: las antiguas evasivas de 'es que no tengo nada para el lunes', o 'no nos ha mandado tarea', o 'no nos han dicho las notas de los exámenes' ya no tendrán sentido. Y los profesores..., los buenos de los profesores son los que tienen que trabajar para conseguir que este proyecto sea una realidad.

Podemos sintetizar en grandes rasgos las ventajas e inconvenientes que -tras estos años de diseño e implantación del proyecto- hemos podido observar:

Ventajas:

* Información completa de los alumnos: datos personales, académicos (actual evaluación, modo de estudiar cada asignatura, próximos exámenes...), informes psicotécnicos, tests, entrevistas de orientación... Facilidad y rapidez de acceso a dicha información.

* Son trabajos que ya se realizan pero que no se tiene un fácil acceso a ellos: en una única base de datos se almacenan datos de secretaría, profesores, orientadores, biblioteca, departamento de Orientación, etc. El esfuerzo de implantación del Gestor Educativo pasa por que los profesores se acostumbren a utilizar esta base de datos directamente (pasar ahí las notas) y no tengan que duplicar esfuerzos.

* Incentivo para muchos profesores: el uso de nuevas tecnologías sin duda es un incentivo para usarlas.

* Un modo de exigir indirectamente a todo el personal: este proyecto supone un compromiso de todo el centro por la transparencia total en la información: deben quedar claros los objetivos, los criterios de evaluación, la atención personal a los alumnos y a sus familias... Trabajar siendo conscientes de que los demás verán el trabajo realizado, supone sin duda una mayor exigencia.

* Acceso directo de las familias a la base de datos: rapidez de información, transparencia total en la evaluación de las asignaturas, un contacto más directo entre las familias y el colegio.

Inconvenientes:

* Inversión inicial, informatización del colegio: que todos los que intervienen en el proceso tengan fácil acceso a terminales. Hasta que este punto no se consiga (fácil acceso a los ordenadores) el uso de esta base de datos será engorroso para todo el personal.

En nuestro colegio -privado concertado- las dificultades económicas y de promoción llevaron al equipo directivo a apostar por el uso de las Nuevas Tecnologías: una línea innovadora que sirvió para mejorar nuestra oferta en la sociedad, ganar prestigio, y hacer frente así a esas dificultades. De este modo dotamos al colegio con un par de aulas multimedia, conectamos en red los ordenadores, y comenzamos a investigar el uso educativo que tienen estas Nuevas Tecnologías. Se trata ésta de una aplicación más -quizás de la menos atractivas- pero que sin duda también aporta una serie de ventajas.

* Formación del profesorado en estas tecnologías: a algunos realmente les cuesta cambiar de mentalidad y ser conscientes de la época que nos ha tocado vivir; se piensa que supone un aumento considerable de trabajo por su parte, cuando en realidad no lo es tanto. Esta es la dificultad mayor que hay que superar.

Ha sido una experiencia positiva el no imponer desde el principio el uso de estas tecnologías, y en concreto esta aplicación, ya que eso predispone negativamente al profesorado. Una vez creada esta aplicación se explicó al profesorado su uso, y se dejó libertad durante un curso para utilizarlo o no. No fueron muchos los que lo hicieron, pero fueron estos precisamente los que fueron comentando a los demás las ventajas que iban encontrando. Actualmente casi todo el profesorado lo utiliza sin haberse hecho necesaria su imposición: en la medida en que van viendo las ventajas y van perdiéndole el miedo al ratón y al teclado, se van incorporando al sistema.

Introducción de los datos

El problema principal en toda base de datos es la introducción de los mismos: supone trabajo mantener actualizados los datos de los alumnos y familias, introducir los resultados académicos...

El Gestor Educativo está realizado en FileMaker 3.0 Pro, que permite importar datos de prácticamente cualquier otra base de datos. Esto facilita enormemente el trabajo, y prácticamente lo reduce a cero. Está pensada además esta base de datos para recibir todas las tareas que ya se realizan en un colegio, de manera que no se aumenta el trabajo; sin más, en vez de guardar la información en listas o carpetas, se almacena en este programa. Veamos algunos ejemplos:

* Actualización de los datos de los alumnos y familias: es normal que la Secretaría de los colegios ya estén informatizadas: ellos son los que realizan estas acciones. Simplemente se trata de importar estos datos una vez estén actualizados.

* Control de faltas y retrasos de los alumnos: es también una tarea común en todos los centros educativos. Los profesores rellenan un estadillo y lo tramitan a quien corresponda. Esa misma tarea, en vez de realizarla en papel, la harían ahora ante el ordenador.

* Calendario de exámenes: esta tarea la suele realizar el delegado / secretario de clase -un alumno elegido por sus compañeros como representante de la clase-: éste sería el encargado de, además de tener actualizado ese calendario en el tablón de anuncios de clase, actualizarlo también en el Gestor Educativo. Dicho programa permite un nivel de entrada que sólo permite al usuario realizar esta tarea.

Evolución del profesorado

Realmente los protagonistas de la revolución que supone la aplicación de las nuevas tecnologías en la educación son los profesores. Son ellos los que tienen que irse adaptando a la nueva situación a pesar del poco reconocimiento que en ocasiones tiene su trabajo.

Hemos observado una clara evolución positiva en los últimos años: hace cuatro años tan solo el 9% de nuestro profesorado utilizaba el ordenador en su trabajo: escribir apuntes, exámenes.. Cuatro años después el uso del ordenador se generalizado y ha hecho incluso imprescindible: tratamiento de textos, el correo electrónico como medio habitual de efectuar el correo interno en el centro, el uso de Internet como fuente de información, el Gestor Educativo, etc., son herramientas habituales de trabajo.

Puede observarse en este gráfico cómo el uso de algunas herramientas es casi generalizado: cuestan más aquellas aplicaciones que suponen un cambio en el rol del profesor: aplicación de programas multimedia, uso educativo de Internet, etc. Pero sin duda, la generalización del uso de los ordenadores facilitarán ese paso.

Información técnica de la aplicación

El Gestor Educativo está realizado con el programa FileMaker 3.0, que apareció en el mercado español en el verano de 1996. Las enormes mejoras con respecto a las versiones anteriores son evidentes: se trata en primer lugar de una base de datos relacional que permite controlar y actualizar fácilmente diversas informaciones sin perder por ello en consistencia. Mejoró también enormemente la calidad de las presentaciones, de modo que sin apenas esfuerzo se pueden crear pantallas de introducción de datos personalizadas según las necesidades del Centro, incluyendo gráficos, dibujos, animaciones y lo que se quiera (el uso abusivo de estos elementos decorativos puede hacer más lenta la aplicación).

Otra enorme ventaja que incluía esta versión era que permitía trabajar en red; pocos meses después apareció en el mercado el programa FileMaker Pro Server, que permite trabajar simultáneamente hasta 100 terminales con la misma base de datos. Además, se puede trabajar simultáneamente desde Macintosh como desde Windows: más aún, las bases de datos creadas desde cualquiera de los dos sistemas es legible directamente desde el otro.

Se pueden realizar operaciones complejas gracias a las líneas de programación (llamados guiones o scripts). No es difícil de comprender su sintaxis y facilita la tarea de control de los registros, actualización de datos, etc. De todos modos no está perfectamente resuelta esta cuestión hasta el momento pues en operaciones muy complejas, utilizando varias bases de datos simultáneamente, la programación se tiene que compartimentar, y esto dificulta en ocasiones la realización de los scripts o guiones.

Está resuelta también la cuestión de mantener la seguridad en la información: esta aplicación permite un número casi ilimitado de passwords de entrada distintos e incluso hacer grupos entre ellos: según el password de entrada se permite el acceso a ciertas operaciones, a ciertas pantallas, a ciertos datos...

Consultas a través de Internet

Una de las finalidades perseguidas con esta aplicación es la de poner al alcance de las familias la información relativa a su hijo. Para ello situamos un ordenador en la entrada del colegio, desde el cual los padres pudieran consultar los datos de sus hijos. Durante los meses siguientes desarrollamos -con ayuda de EDUNET, nuestro proveedor de Internet- una aplicación para que los padres pudieran acceder a esta información desde sus casas o lugares de trabajo. Recientemente terminamos el trabajo y en la actualidad ya se pueden realizar estas consultas. Aunque tenemos que solucionar todavía algunos pequeños errores, pensamos que la aplicación el Gestor Educativo está completa.

Recientemente ha salido la versión FileMaker 4.0 que permite hacer consultas a las bases de datos a través de Internet.

Quisiera animar desde aquí a todos aquellos que trabajan incansablemente en Irabia y en tantos otros centros educativos en la aplicación de estas Nuevas Tecnologías en la educación. Los centros que trabajamos en el Proyecto Grimm somos conscientes de que se nos han abierto infinitas posibilidades, pero tenemos que ser precisamente nosotros -los educadores- los que descubramos las que realmente son útiles para el fin que perseguimos: una mejora educativa, una mayor información, una atención a la diversidad, una mayor motivación en nuestros alumnos ante el difícil reto de aprender.

Abstract

The Gestor Educativo is an educational management program which consists of a program related database, designed by the Counselling and New Technologies Departments of Irabia School in Pamplona. It helps enormously in the management of relevant data for a complete and perfect assessment of students: academic data, psychological and intelligence tests, and assessment, etc.

All those data are included within one database, to which the teachers have instant and easy access. So, they can access to all the information stored by the teachers about the students. Thanks to this system, teachers and educational counsellors can work together in a network. Parents can have access to part of this information by internet (http://www.irabia.org). This program has been developed by Irabia in collaboration with the Grimm Project